Hoe zorg je ervoor dat je geen tijd tekort komt?

Hoe zorg je ervoor dat je geen tijd tekort komt?

Tijd tekort! Een steeds groter wordende uitdaging voor velen. De agenda staat vol met afspraken en dan ook nog eens het soort afspraken waar je geen zin in hebt. Het to-do lijstje wordt alsmaar langer en je dagen zijn tekort. Hoe kan dit? Maar belangrijker, hoe kom je hier van af?

Het is een feit dat de een het drukker heeft dan de ander. Toch zijn er mensen die het enorm druk hebben terwijl ze het gevoel hebben de wereld aan te kunnen. Daarnaast zijn er mensen die het niet eens echt heel druk hebben, maar wel het gevoel hebben dat ze overlopen. Waar komt dit door?

Allereerst kunnen we de verklaring vinden in de persoonlijke draagkracht. De één heeft nu eenmaal een sterkere persoonlijkheid en kan meer draaglast aan dan de ander. Dit maakt je niet beter of slechter. Dit heeft puur te maken met je persoonlijkheid.
Wanneer je bekend bent met het boek “Mensenkennis plus” of “Wie ben ik” (DISC-principe) zul je weten dat er 4 hoofdpersoonlijkheden zijn. We zijn allemaal een mengelmoes van deze karakters, maar je hebt altijd 1 of 2 hoofdpersoonlijkheden die eruit springen.

Draagkracht - karaktereigenschappenDe een is zorgzamer terwijl de ander meer een analytisch persoon is. Ieder karakter heeft zo zijn persoonlijke eigenschappen en dat maakt ons als mens uniek. De personen met de leiderschap capaciteiten hebben vaak ook een enorme draagkracht, dit is wat ze ook van zichzelf verwachten. Ze leggen de lat enorm hoog en kunnen heel veel aan. Wel is er de valkuil, doordat ze de lat voor zichzelf hoog leggen (en vaak ook voor anderen) dat wanneer ze de grens overgaan ze geheel uit balans zijn en mogelijk zelfs in een burn-out terecht komen. Ze hebben namelijk nooit zo extreem veel hoeven opletten op hun balans tussen draaglast en draagkracht.

Maar je bent wat je bent. Je kan je karakter niet veranderen. Je kan je alleen anders voordoen, maar je zal dan niet comfortabel in je vel zitten en je zal hier vroeg of laat tegenaan lopen.

De eerste tip die ik je daarom wil geven is: “Omarm je karakter.”
Ga niet in gevecht met je persoonlijke eigenschappen die je lijken tegen te werken. Ik zeg bewust lijken, want wanneer je je persoonlijkheid omarmt ga je de kracht vinden in je eigen karakter en zal je hier juist op een mooie manier gebruik van kunnen maken. Weet je niet waar jouw krachten liggen? Bedenk dan eens waar jij je bij andere mensen aan kunt irriteren! Kan jij er bijvoorbeeld slecht tegen als mensen te laat zijn. Dan ligt jouw kracht waarschijnlijk op punctualiteit en kom jij je afspraken altijd na.

Maar genoeg over karakter eigenschappen. Naast je karakter zijn er nog vele andere punten waar je naar kunt kijken wanneer je het hebt over het tekort komen van tijd!

Perceptie?

Ik begin graag met perceptie. Dit is in mijn ogen een heel belangrijk, zo niet het belangrijkste, onderdeel van zelfreflectie en zelfonderzoek. Is het nu echt waar? Heb je het écht zo druk of is het allemaal een interpretatie van de werkelijkheid?
Misschien ben je “gewoon” slecht in het loslaten van alles wat je moet doen. Blijf je continu hangen in hetgeen wat je moet doen en blokkeert dit het efficiënt werken. Dan is je hoofd leeg schrijven de manier om overzicht terug te krijgen.

 

Lat te hoog?

Een andere mogelijkheid is dat je de lat voor jezelf te hoog legt. Je stelt onredelijke eisen aan jezelf. Je verwacht dat je een taak, waar je normaal een uur over doet zult afronden binnen een half uur. Verwacht dit bij 4 taken en je komt al 2 uur tekort. De oplossing hierin is dat je precies van iedere opdracht weet hoe lang je er over doet. Ga de komende periode eens timen. Zo kom je er achter hoe lang je over een taak doet en weet je dus ook wat je van jezelf mag en kan verwachten.

 

Parkinsons Law?

Het timen helpt je ook gelijk om de strijd aan te gaan met Parkinsons Law. Kort gezegd staat Parkinsons Law voor het opgebruiken van de tijd die je beschikbaar hebt. Zo zag ik een keer enorm op tegen het schoonmaken van mijn badkamer. Voor mijn gevoel zou ik daar de hele woensdag middag mee bezig zijn. Totdat een vriendin een bericht stuurde om even een bakje te doen. Opeens kon ik de badkamer in een uur afronden en binnen die tijd had ik ook nog een bericht hierover gepost op mijn sociale media kanalen.
Dit geld overigens ook voor geld. Heb jij ooit geld over gehad na een loonsverhoging?
Anyway. Zodra je weet hoe lang je doet over een bepaalde opdracht, zorg dan ook dat je niet meer tijd krijgt dan je hier normaal over doet. Zonder extra onderzoeken e.d. weet ik dat ik gemiddeld 2 uur over een blog doe. Dit mag in de toekomst korter worden, maar ik ben er nog niet zo heel bedreven in. Toch probeer ik dit wel steeds te verkorten, het begint met bewustwording.
Wanneer ik mezelf meer dan 2 uur de tijd geef doe ik er met alle liefde 4 uur over. Met als resultaat dat ik niet productief ben en daar word ik dan weer niet blij van. In die tijd had ik heel wat andere taken van mijn lijstje af kunnen streken. Dus wees bewust van je tijd, je uitstelgedrag en je grenzen.

Hoe ziet jouw to-do list eruit?

Flow Planners weekoverzicht

Maar wanneer je aan het werk bent, wat doe je precies? Welke taken komen er op je lijstje en weet je waarom je deze taken op je lijstje zet? Kijk eens naar je to-do list. Ik wil dat je naar je takenlijst kijkt ZONDER oordeel. Dit is moeilijk. Maar eerst ga je alleen observeren. Daarna ga je pas analyseren.

– Zijn het allemaal taken die jou gaan helpen om dichterbij jouw dromen te komen?
– Zijn het taken die je leuk vindt om te doen?
– Dragen je taken bij aan het grote doel, jouw dromen?

Belangrijk is dat je zoveel mogelijk taken op je lijstje hebt staan die je leuk vindt. Dit geeft energie. Maar daarnaast is het enorm belangrijk dat je met minimale input het maximale resultaat boekt! Wat bedoel ik hier mee? Stel dat je wekelijks een nieuwsbrief verstuurd voor jouw bedrijf en je vindt dit enorm leuk om te doen, maar je haalt hier 0 resultaten uit. Dan maak je het jezelf onnodig druk en leg je jezelf taken op die geen toegevoegde waarde bieden bij het realiseren van jouw doelen en dromen!

Uitbesteden

Soms is het gewoon goed om taken uit te besteden. Zo besteed ik minder tijd aan mijn boodschappen en het verzinnen wat we moeten eten, doordat ik een abonnement bij Hello Fresh heb afgesloten. Iedere zondag krijg ik mijn boodschappen voor 4 avondmaaltijden.
Daarnaast zijn er administratieve taken waar ik écht niet goed in ben. De basis kan ik bijhouden, maar 1 keer per maand checkt de boekhoudster de laatste dingen voor mij. Dit kost geld, maar het scheelt mij enorm aan negatieve energie en onzekerheid. Hierdoor verhoogt mijn productiviteit en dat resulteert weer in een hogere uitkomst.

Wees dus ontzettend kritisch wanneer het op je tijd aankomt. Iedere minuut die voorbij gaat komt niet meer terug. Om zo efficiënt mogelijk (en toch in balans) te werken is het belangrijk dat je kijkt naar je prioriteiten en de acties die je neemt.
Plannen vanuit je gevoel en werken richting je doelen en dromen op een manier zodat je geen druk voelt. Wil je hier meer over leren? Meld je dan aan voor onze workshop HIP – Het Intuïtieve Plannen op 18 september! Meer informatie vind je hier!

Wat is jouw grootste uitdaging wanneer het over plannen gaat?

2 Reactie's
  • Yvonne Stegeman
    Geplaatst op 21:50h, 09 juli Beantwoorden

    Wat een interessant stuk!
    De vraag is: wat is jou grootste uitdaging wanneer het over plannen gaat?

    De grootste uitdaging wat betreft plannen is denk ik “realistisch plannen” Ik bedoel hiermee,: Als ik alleen met mijzelf rekening hoef te houden, kan ik me denk ik best aan mijn planning houden.
    Echter, ik heb een gezin (inmiddels wonen er niet veel meer thuis) van 4 kinderen. Een familie, vrienden, gewone verplichtingen.
    Regelmatig denk ik: ik ga vandaag werken met de naaimachine (ik heb een naai atelier), dan komt er toch weer wat tussendoor.
    Ik heb nog wat moeite om dan toch te zeggen: “ik ben aan het werk” en vind het dan moeilijk om dit echt in te plannen.
    Ik moet nog leren mijn werk boven “niet belangrijke andere zaken” te plaatsen.

  • Pingback:Inspiratie Voor De Zomer: plannen en organiseren. — Simple Organizing
    Geplaatst op 18:00h, 05 augustus Beantwoorden

    […] Flowplanners: Marloes de Jong […]

Geef een reactie